「今日もスケジュール通りにできなかった…」
やろうと思っていたことが思うように進まないと、がっかりした気持ちで一日を終えることになりますよね。
私も膨大なタスクを抱えていたときは、毎日そんなふうに感じていました。
でも、ある２つのことを意識するようになってから、少しずつ仕事の進め方に余裕が生まれ
毎日のスケジュールを自分で“コントロールできている”と感じられるようになってきたんです。
今回は、私が実際にやってみて効果を感じたスケジュール管理の小さな工夫をご紹介します。
スケジュール管理で時間を意識する
メールの返信や資料づくり、ちょっとしたデータ入力。
どれも日々当たり前のようにやっている作業ですが、それぞれにどのくらい時間がかかっているか、
意外と把握していないことが多いです。
私も以前は、ざっくりと「この作業は午前中に終わるはず」と思ってスケジュールを組んでいたのですが
気づけば午後までかかってしまい、予定がずれていく…ということの繰り返しでした。
そこで、一週間ほど作業にかかった時間を計って記録してみました。
例えば、
- メールの返信：１０分
- 報告書作成：４５分
- 定例会の事前準備：３０分 など
このように実際の時間を「見える化」すると、次にスケジュールを立てるときに「この作業なら３０分」と
現実的な見積もりができるようになります。
記録は手帳でもいいですし、スケジュール管理アプリを使うのも手軽でいいと思います。
ゆう記録をすることで、もっと短時間で作業するにはどうしたらいいのか、ということを考えるきっかけにもなるよ
１日の終わりに、ほんの少しだけ振り返る
もうひとつ意識したのが、その日の終わりにさっと振り返ることです。
最初は正直、少し面倒に感じました。
でも、5分だけでも良いからやってみようと決めて、手帳にこんなことを書き出してみました。
- 予定通りできたこと／できなかったこと
- それぞれの理由
たとえば「集中できたのは、朝の時間に作業をまとめたからかな」とか、
「急ぎの電話が入って中断されたから予定が狂ったんだな」といった気づきが出てきます。
また、自分のクセを知ることもできます。
私の場合はデスクワークを午前中に設定している日のほうが効率がよい、といった感じです。
その日の予定通りにいかなかった原因が“自分の怠け”ではなく、段取りや外的要因にあったとわかると、
「だからダメなんだ」と自分を責めすぎることも減っていきました。
特に段取りはその日の作業効率に大きく影響します。
そんな段取りのコツについては、こちらの記事で解説しています。
まとめ
スケジュール管理が苦手、やりたいと思っていたことが出来なかった、
そんなときはこちらの２つのことを試してみてください。
- 時間を計って記録する
- 一日の終わりに振り返る
時間を記録することで少しづつ作業時間の現実的な見積もりができるようになります。
そして、一日の終りに振り返ることで予定通りにできなかった原因を見つけていきます。
スケジュール管理がうまくいかない日は、今でももちろんあります。
でも、時間を意識するようになったことで、自分のスケジュール感覚が磨かれ
振り返ることで、小さな気づきが次の改善に繋がっていきました。
完璧を目指すよりも、少しずつ自分に合った方法を見つけていくことが大事なんだと思います。
